Как провести вебинар: 5 шагов от идеи к успеху

Что нужно, чтобы вебинар прошёл хорошо и принёс ожидаемый результат: от идеи до работы с отзывами.

В этой статье мы поговорим о том, как организовать вебинар, что сделать, чтобы привлечь к вебинару максимальное количество зрителей и как потом не упустить их. Дадим ценные советы для начинающих и даже опытных спикеров. 

 Шаг №1. Поставьте цель

 Обозначьте для себя конкретные цели мероприятия, вплоть до точных цифр. Например, если хотите привлечь клиентов или покупателей, определите, сколько людей должны обратиться к вам благодаря вебинару. В случае если семинар проводится для обучения, продумайте как оценить результаты учеников: подойдёт тестирование, квиз или домашнее задание, в котором нужно будет применить полученные знания.

Чётко сформулированная цель поможет не только в оценке эффективности, но и в подготовке. Зная цель будет легче построить рекламную кампанию и сам вебинар. Например, в случае с продажами, будет понятно какие каналы привлечения аудитории окупятся, а какие нет. 

Допустим, вы хотите продать благодаря вебинару 30 доступов к вашему онлайн-курсу, стоимостью 1000 рублей. 

Оцените возможную конверсию в покупку, предположим, что она будет 5%. Оцените конверсию из тех, кто зарегистрировался на вебинар в тех, кто на него придет, для примера возьмём 20%.

Чтобы достичь цели в 30 продаж, путем простой декомпозиции получаем, что вам нужно 600 участников, или 3000 регистраций. 

В зависимости от того, какие каналы привлечения вы планируете использовать, уже на этом этапе можно сделать оценку возможной окупаемости этих каналов. 

Шаг №2. Выберите где провести вебинар

В качестве площадки вы можете использовать платные или бесплатные сервисы. В платных есть большое количество инструментов, например, показ экрана, удобные чаты, конструкторы для лендингов и многое другое. Среди недостатков платных платформ: необходимость платить за проведение вебинаров, ограничение на количество участников и доступных инструментов в более дешёвых тарифах.  

В бесплатных вариантах тоже есть все необходимые инструменты, но реализованы они менее удобно. Например, в YouTube нет встроенного показа презентаций, но можно включить показ экрана. Есть чат для участников трансляции, но он доступен только зарегистрированным пользователям. Среди преимуществ:

• Не потребует дополнительных вложений;
• Нет ограничения по количеству участников вебинара;
• У вас останется ссылка на запись трансляции;
• Есть чат для участников вебинара;
• Трансляция привязана к каналу и вебинар с хорошей посещаемостью положительно скажется на его продвижении;
• YouTube предоставляет удобную статистику по количеству и вовлечённости зрителей.
• Можно провести закрытый вебинар, сделав доступ к трансляции только по ссылке. 
• Трансляцию на YouTube можно привязать к курсу на Learme и оформить её как урок. 
• Простой и привычный интерфейс — вам будет легко настроить трансляцию. Мы составили пошаговую инструкцию как провести онлайн-урок, с которой можно ознакомиться по ссылке. 

Первый вебинар лучше всего проводить на YouTube, это позволит получить ценный опыт с минимумом материальных вложений. Платные площадки лучше использовать уже имея отлаженную эффективную систему. Так, вы будете точно знать, что сможете окупить стоимость выбранного тарифа. 

 Шаг №2. Подберите правильное время

 При выборе времени подстраивайтесь под целевую аудиторию. Чтобы разобраться в этом вопросе, мы провели исследование в рамках нашей платформы: проанализировали графики вебинаров мы заметили такие закономерности:

• Если ЦА — работающие люди, а вебинар никак не связан с их профессиональной деятельностью, не стоит проводить его во время, когда они ещё на работе. Даже в конце рабочего дня участники будут отвлекаться и вряд ли дослушают вас до конца. Более подходящее время старта для такой целевой аудитории –после 18:00.
• Если спикер будет рассказывать о профессиональных моментах, подойдёт утро, в 10-11 часов. В начале дня выделить время на обучение гораздо проще, чем в середине или конце.
• Самое удобное время — в 20:00 по Москве. Но обычно оно просто переполнено онлайн-мероприятиями и некоторым людям часто приходится выбирать между несколькими встречами.

Что касается дней, то лучше всего проводить вебинар в период со среды до четверга. Понедельник — тяжёлый день, в пятницу — мысли о выходных. Что касается субботы и воскресенья — эти дни нужно тестировать на аудитории. Некоторым людям удобно, но  чаще всего в выходные процент тех, кто «не дошёл» до вебинара критично высок и поднять его не получается ни напоминаниями, ни даже звонками. Это не значит, что время не подходит и его не стоит выбирать: вариант нужно проверить на своей целевой аудитории. Есть темы, которые собирают большую аудиторию и на выходных.

 Шаг №3. Повысьте ценность за регистрацию

 Повысить конверсию на этапе регистрации участников можно, пообещав им предоставить какие-то ценные материалы. Вне зависимости от того будет это платный вебинар, или бесплатный, возможность получить информацию сразу при регистрации побудит целевую аудиторию регистрироваться более охотно. Повышение ценности регистрации таким способом увеличивает конверсию на 10-20%.  В качестве полезных материалов можно использовать книги (если при этом вы не нарушите ничьих авторских прав), промокод на покупку книг или другой продукции, интересной для вашей целевой аудитории. Если будете использовать текст или видео, можете предоставить там вводную информацию по теме вебинара. Важно, чтобы эти материалы были полезны для вашей аудитории.

 Шаг №4. Не пренебрегайте напоминаниями

 Если человек зарегистрировался, это ещё не значит, что он придёт на онлайн вебинар. Не бойтесь быть навязчивым и напоминать о мероприятии. На примере вебинаров, которые проводились на Learme, мы пришли к выводу, что самая распространённая и действенная схема напоминаний такая:

1. Письмо на электронную почту при регистрации. В этом письме расскажите о подробностях вебинара, дайте ссылку, по которой он будет доступен, если такая есть. Прикрепить дополнительные материалы.
2. Напоминание за день до проведения вебинара с временем и ссылкой (если есть).
3. Ряд напоминаний в день вебинара. Одного письма утром – критично мало. Лучше напомнить утром, за несколько часов до мероприятия, в самом начале и даже один раз во время трансляции с посылом «Ещё не поздно присоединиться!». В день мероприятия допустимо отправить 3-5 писем с напоминаниями.

Но самый лучший вариант – это звонки. Обычно достаточно одного человека, который займётся обзвонами. Звонить участникам нужно дважды: в день регистрации, чтобы подтвердить участие и в день вебинара. Такой подход к напоминаниям повышает доходимость минимум в 2 раза: если обычно из тех кто зарегистрировался на вебинар приходит 15%, при наличии звонков эта цифра увеличивается до 40-50%. 

Шаг №5. Продумайте мелочи

Даже при лояльной публике, сверхразвитом ораторском искусстве и идеальной программе мелочи могут испортить впечатление. Вот список того что нужно для проведения вебинара:

1. Звук. Вас должно быть хорошо слышно. Купите специальный микрофон или микрофон-петличку, протестируйте технику, проверьте хорошо ли вас слышно. Надеяться на гарнитуру, встроенную в ноутбук, или наушники не стоит: скорее всего, кроме голоса они будут улавливать посторонний шум, а его не должно быть.
2. Презентация. Заранее откройте презентацию и подготовьте комнату вебинара. Не рассчитывайте на то, что успеете сделать это в ожидании опоздавших. Тем, кто придёт вовремя (а такие будут) может не понравиться что спикер не готов.
3. Свет. Если вебинар будет в вечернее время, продумайте освещение. Вы можете начинать работать при дневном свете и вас будет отлично видно, но постепенно на улице будет темнеть и качество видео испортится. Заранее продумайте освещение в помещении, в котором будете проводить вебинар.
4. Помощники. Если будет чат с вопросами, постарайтесь найти себе ассистента, который прочитает все комментарии и выберет самые интересные вопросы и замечания. Это избавит вас от необходимости вчитываться в вопросы зрителей и повысит качество вопросов, на которые вы успеете ответить. Провести вебинар самому, особенно в первый раз будет сложно. 

 После вебинара не забудьте собрать отзывы. Разработайте анкету с закрытыми и открытыми вопросами и предложите участникам заполнить её. Допустимо давать запись вебинара только после заполнения анкеты. Развёрнутые отзывы ваших клиентов могут помочь улучшать вебинары от итерации к итерации. 

Если вебинар проводился с целью сделать продажи, то после него нужно провести закрывающие звонки. Они позволят существенно увеличить объем продаж за счет тех, кому было неудобно сделать покупку во время вебинара, или тех, у кого остались небольшие вопросы по вашему продукту.