Во второй части руководства по найму удаленных помощников мы переходим от концепции делегирования и определения задач, которые можно передать членам команды к непосредственным действиям, которые необходимо выполнить для поиска и тестирования будущих сотрудников. Если вы не читали первую часть, настоятельно рекомендуем это сделать, так как понимание материала, изложенного в первой части, значительно облегчает восприятие данного блока информации.
Как нанять виртуального помощника
Наем виртуального персонала в вашу команду для выполнения определенных задач отличается от найма фрилансеров для конкретных проектов. Когда вы нанимаете фрилансера для конкретного проекта, у этого проекта есть дата начала и дата окончания. А поскольку большинство фрилансеров имеют по несколько клиентов, ваши задачи не всегда будут для них приоритетными.
Когда вы нанимаете виртуального помощника, вы нанимаете члена команды. В идеале — вы станете их единственным работодателем, и хотя задачи, которые вы им делегируете, со временем могут измениться, они все равно будут занимать определенное место в вашей команде.
Вот 6 шагов, которые следует выполнить, чтобы нанять виртуального помощника:
Шаг 1. Документируйте задачи, которые вы хотите передать на аутсорсинг
Начните с составления списка всех задач и процессов, которые вы планируете делегировать своему виртуальному помощнику. Предполагая, что это те задачи, которые вы уже выполняете сами, создайте учебные документы (например, стандартные рабочие процедуры) для этих задач.
Если вы нанимаете Специализированного виртуального помощника, документируйте результаты, которые вы хотите получить, вместо описания конкретных задач или процедур.
Шаг 2. Создание описания вакансии
Когда у вас есть список задач для делегирования, вам нужно будет создать описание вакансии для исполнителя, который будет отвечать за эти задачи.
Задачи, требующие специальных навыков, не должны включаться в описание вакансии для виртуального помощника по общим вопросам. Все задачи, которые вы делегируете виртуальному помощнику по общим вопросам, должны предполагать одинаковый уровень квалификации и почасовую ставку.
Ваше должностное описание должно включать:
- Фоновая информация о вашем бизнесе (ваша отрасль, что вы продаете и кто ваши клиенты);
- Уровень образования, опыт и / или необходимые навыки;
- Список обязанностей и ответственность;
- Список любых приложений, инструментов или программного обеспечения, которые будут использоваться.
Шаг 3: опубликуйте описание своей работы онлайн
После того, как у вас будет готово описание работы, следующим шагом будет опубликовать его в Интернете и начать прием предложений. Один из вариантов — опубликовать свое описание работы непосредственно на досках объявлений в городе или стране, где вы хотите провести набор помощников. Можно разместить объявление о поиске удаленных работников на профильных форумах, в базах кадровых агентств.
«Важно создать подробное описание работы, чтобы ожидания выполнялись с обеих сторон. Я всегда спрашиваю о том, где я могу посмотреть примеры работ. Виртуальный помощник должен иметь возможность предоставлять ссылки и образцы своей работы. Очень полезно поговорить с ними по телефону, чтобы узнать их и их личность, чтобы посмотреть, хорошо ли это подходит ».
— Сью Кэнфилд
Шаг 4: просмотрите заявки и составьте расписание интервью
Просмотрите заявки претендентов, которые подходят и запланируйте собеседование с 5-10 кандидатами. Я рекомендую проводить видео-интервью с вашими лучшими кандидатами. Видео-интервью — это лучший способ побеседовать с кем-то лично. В ходе видео-звонка вы можете быстро разобраться, хотите ли вы продолжать общаться с кандидатом. Если кто-то не желает проходить с вами видео-интервью, это красный флаг, показатель того, что вы не должны нанимать его.
Когда вы проводите собеседование с каждым кандидатом, не просто спрашивайте об опыте работы и навыках. Спросите их о целях, увлечениях, о том, как им нравится работать, как им нравится управлять. Возможно, это самое главное — спросите об их ценностях (конфликтующие ценности могут стать источником конфликта в отношениях). Вы даже можете попросить вашего кандидата пройти бесплатный тест личности. Это поможет вам лучше понять их ценности, сильные стороны и то, как они работают.
«Мы задаем очень специфический набор вопросов о характере, который проверяет, как кандидат будет относиться к окружающим. У нас есть «автоматические дисквалификаторы», которые сразу же вытесняют людей из нашего списка претендентов, основываясь на их ответах. Это не позволяет нам продолжать общаться с теми, кто не разделяет нашу систему ценностей. Это спасло нас от множества плохих наемных работников и ускорило процесс отбора».
— Тривиния-парикмахерская
Шаг 5: Дайте вашим лучшим кандидатам тест
Прежде чем вы начнете нанимать конкретного кандидата, дайте своим топ-3 кандидатам задачу, которую нужно выполнить в качестве теста. Выберите тип задачи, который будет в любом случае частью их регулярных обязанностей, и посмотрите, насколько хорошо они выполняют эту задачу. Часто люди, которые отлично смотрятся на бумаге, не так хороши в реальной жизни. Просьба о выполнении вашими кандидатами реальной задачи поможет вам определить, кто из кандидатов на самом деле лучший.
Шаг 6: Дайте лучшему кандидату пробный период
Выберите лучшего кандидата для работы и назначьте ему пробный период (например, 30, 60 или 90 дней). Пробный период дает вашему виртуальному помощнику дополнительный стимул, чтобы сделать для вас работу на отлично, зная, что это приведет к постоянной занятости в вашей команде. Попросите их подписать официальное соглашение о найме, чтобы избежать каких-либо разногласий в будущем.
«В процессе собеседования соглашайтесь на стратегию общения, убедитесь, что вы их идеальный клиент, а затем создайте 12-недельный план успеха независимо от того, как долго он / она будет работать с вами».
— Мелисса Смит
Советы по управлению вашим виртуальным помощником
Наем виртуального помощника — это только начало. Как только вы добавили кого-то в свою команду, часть вашей работы в качестве лидера должна быть направлена на поддержание продуктивных, профессиональных и взаимовыгодных отношений с вашим персоналом. Вот несколько советов, которые помогут вам управлять вашим виртуальным помощником:
Оцените производительность
Прежде всего, вы должны оценивать успех своего виртуального помощника на основе их производительности. Для этого убедитесь, что у вас есть четкие ожидания и / или ключевые показатели эффективности (KPI). Если они оправдывают ваши ожидания, вам действительно нужно заботиться о том, сколько кофе-брейков они берут в течение дня?
Исключите микроменеджмент
Если вы установите четкие ожидания от работы своего виртуального помощника, и вы оцениваете их в зависимости от того, насколько хорошо они соответствуют этим ожиданиям, не должно быть необходимости их микроменеджмента. Да, есть программы, которые позволяют «шпионить» на экране вашего виртуального помощника или отслеживать время их работы. Эти вещи не нужны, когда у вас есть доверие и ясные ожидания от вашего виртуального помощника. Если вам не нравится управлять так, как вы управляете своим виртуальным помощником, вы, вероятно, делаете что-то неправильно.
Требуйте еженедельные отчеты
В конце каждой недели ваш виртуальный помощник отправляет вам отчет о том, что он сделал на этой неделе. Предоставьте шаблон, который будет использоваться для отправки отчетов для вас. Вот некоторые вопросы, которые мы рекомендуем, пусть ваш виртуальный помощник отвечает на них в своих еженедельных отчетах вместе с любыми конкретными метриками или KPI:
- Какие задачи или проекты выполнены?
- Сколько времени потрачено на каждую задачу или проект?
- Над чем они продолжают работать?
- Какие возникли проблемы или затруднения?
- Есть ли какие-либо отзывы, вопросы или идеи для вас?
- Нужно ли им дополнительное обучение?
Создайте культуру обратной связи
Создайте культуру доверия и открытого общения с вашим виртуальным помощником (и любым человеком, с кем вы работаете). Поощряйте их делиться идеями, задавать вопросы и регулярно получайте обратную связь. Это поможет вам научиться быть лучшим лидером и менеджером, который поможет создать взаимовыгодные отношения с членами вашей команды.
Лучшие инструменты для аутсорсинга и управления виртуальными сотрудниками
Хотя концепция найма кого-то, с кем вы, возможно, никогда не встречаетесь лично, может показаться странной, при наличии правильных инструментов вы можете создавать и поддерживать продуктивные и приятные отношения с вашим виртуальным персоналом.
Основными категориями инструментов, необходимых для эффективной работы с виртуальными помощниками и удаленными членами команды, являются связь, управление проектами, совместное использование файлов и безопасность (защита паролем). Я привел некоторые из наших любимых инструментов для каждой категории ниже.
Средства связи:
- Skype
- Zoom
- Slack
- Appear In
Инструменты управления проектами:
- Trello
- Asana
- Basecamp
Общий доступ к файлам
- Гугл Диск
- Dropbox
- LastPass
Наймите виртуального помощника, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важнее всего
Если вы чувствуете усталость от строительства своего бизнеса, вы не одиноки. Большинство предпринимателей работают долгие часы просто потому, что они не научились эффективно использовать свое время и делегировать задачи другим. Они страдают от того, что наш друг Крис Дакер, автор бестселлера Virtual Freedom, называет «синдром супергероя».
Многие предприниматели считают, что они могут делать все сами, и из-за этой веры это именно то, что они делают. Часто им не хватает эффективности, которую они компенсируют упорной работой, рискуя «выгореть». Ваша работа как предпринимателя — это не просто создать занятость для себя. Для этого подходит фриланс или иные виды самостоятельной занятости. Предприниматель — это тот, кто строит системы и нанимает людей, которые помогают ему вести свой бизнес.
Виртуальный помощник, вероятно, не будет единственным человеком, которого вы добавите в свою команду, когда будете развивать свой бизнес, но они обязательно должны быть одним из первых. Наем виртуального помощника помогает высвободить больше времени для вас, чтобы сосредоточиться на деятельности, которые оказывают большее влияние на вашу жизнь и бизнес.
«Одна из вещей, которые мы можем сделать, чтобы не «выгорать» — это стать более эффективными в делегировании. Поначалу это трудно принять, но поверьте мне, как только вы научитесь немного рулить, рано или поздно вам захочется нанять полноправного водителя!»
— Крис Дакер
