Как нанять виртуального помощника: руководство для предпринимателей по аутсорсингу и найму виртуального персонала (Часть 1)

Наем виртуального помощника является не одним из первых, но одним из наиболее важных дел, которые вы можете сделать в качестве предпринимателя. Пока у вас нет команды или человека, которому вы можете делегировать конкретные задачи, вы будете продолжать тратить драгоценное время и энергию на деятельность, которая, фактически, не способствует росту вашего бизнеса.

Одним из ключевых различий между индивидуальным предпринимателем и владельцем бизнеса является наличия команды. Владелец бизнеса не делает все сам, он строит системы и нанимает людей, чтобы они выполняли какие-то задачи. Это необходимые шаги для создания масштабируемого бизнеса, который продолжает расти, даже когда они не работают.

Наем члена команды — это важный шаг в процессе перехода от индивидуального предпринимателя к владельцу бизнеса. Наличие людей в вашей команде помогает высвободить ваше время, чтобы вы могли сосредоточиться на деятельности, которая оказывает наибольшее влияние на ваш бизнес и доход.

В этом руководстве я собираюсь описать шаги, связанные с наймом виртуального помощника и поделиться некоторыми конкретными советами, а также инструментами, которые помогут вам эффективно управлять виртуальным персоналом.

После того как вы наняли своего первого виртуального помощника, вы можете выполнить эти же шаги, чтобы идентифицировать еще больше задач для делегирования, создать новые роли в своем бизнесе и нанимать больше членов команды, пока вы в конечном итоге не займете только одно место в своем бизнесе: место генерального директора.

Но пока что давайте займемся наймом вашего первого виртуального помощника.

Преимущества найма виртуального персонала

Независимо от того, нанимаете ли вы одного виртуального помощника или строите целую команду виртуального персонала, аутсорсинг на удаленных членов команды может существенно повлиять на вашу производительность и рост вашего бизнеса.

Вот некоторые из основных преимуществ найма виртуального помощника:

Вам не нужен физический офис

В зависимости от того, где вы живете, аренда офисного помещения может быть довольно дорогой. Наем виртуального помощника позволяет вам начать строить свою команду, не увеличивая при этом свои расходы. За исключением, разве что, приобретения нескольких программных средств, необходимых для общения с виртуальным персоналом и управления им, основная стоимость найма виртуального персонала – это стоимость вашего времени.

Виртуальные помощники обходятся дешевле

Виртуальные помощники являются доступной альтернативой найму обычных сотрудников. Большинство виртуальных помощников работают как независимые подрядчики, и в зависимости от того, где они живут, их почасовая ставка может быть значительно ниже, чем у вас будет стоить местный сотрудник. Например, виртуальный помощник на Филиппинах будет стоить менее половины того, во что обходится виртуальный помощник в Северной Америке, нанимаемый для выполнения одних и тех же задач и обязанностей.

Вы не ограничены местными талантами (при желании можете нанять лучшего из лучших)

Предприниматель имеет доступ к широкому выбору квалифицированных кандидатов для выполнения определенных задач и не обязан привлекать исключительно местных исполнителей. Виртуальный помощник может технически работать из любой точки мира, если у него есть подключение к Интернету. Отсутствие необходимости нанимать кого-то на местном уровне, значительно увеличивает количество потенциальных кандидатов.

Например, у наших друзей в ConvertKit (компания по маркетингу электронной почты) в настоящее время насчитывается 34 высококвалифицированных члена команды, проживающих в 26 разных городах.

Делегирование помогает предотвратить выгорание

Делегирование конкретных задач и обязанностей другим людям — это огромный шаг к предотвращению «выгорания». К сожалению, есть много предпринимателей, которые думают, что им нужно все делать самим, и именно это они делают. Это приводит к существенному увеличению рабочего дня, отсутствию способности сфокусироваться, ощущению переполнения и недостатку времени для других областей жизни, таких как, например, физические упражнения, хобби и семья.

Проводите больше времени в своих «областях силы»

Вы не можете быть хозяином всего, и не должны пытаться им быть. Для каждой задачи и процесса, которые необходимы для ведения вашего бизнеса (в том числе тех, которые вам не нравятся или ужасно утомляют), можно найти людей, которые специализируются на этих задачах и, на самом деле, наслаждаются ими. Наем людей для делегирования заданий освобождает ваше время, чтобы вы могли сосредоточиться на действиях, которые вам нравятся, и выполнение которых не доставляет дискомфорта.

Сосредоточьтесь на делах высокодоходных и доходных

Наконец, когда вы нанимаете виртуального помощника, вы освобождаете больше времени, чтобы сосредоточиться на действиях, которые значительно повышают ценность вашего бизнеса, чем те, которые вы делегировали своему виртуальному помощнику. Другими словами, вы освобождаете больше времени, чтобы сосредоточиться на деятельности, которая напрямую влияет на ваш доход.

«Ваш самый ценный ресурс как человека (а не просто владелец бизнеса) — ВРЕМЯ. Чем меньше дел вы совершаете, тем больше ваш фокус. Чем больше ваш фокус, тем больше у вас может быть эффекта от затрат времени. По этой причине каждый должен нанимать хотя бы одного виртуального помощника ».

— Мэтью Тернер

Типы виртуальных помощников

Один из основных вопросов, которые вы, вероятно, задаете себе, когда собираетесь нанять виртуального помощника — что он может сделать для вас? Ответ — да почти все.

До тех пор, пока у него есть правильная подготовка, навыки и инструменты, виртуальный помощник технически может делать все, что не требует его физического присутствия. При этом существуют различные типы виртуальных помощников, и важно знать, какой тип виртуального помощника лучше всего подходит для задач, которые вы планируете передать на аутсорсинг.

Виртуальный помощник по общим вопросам

Наиболее распространенный тип виртуального помощника известен виртуальный помощник по общим вопросам. Это тот, кто может выполнять ежедневные задачи и процессы, которые важны для ведения вашего бизнеса, но не обязательно ориентированы на его рост.

Задачи, которые вы должны ему делегировать, как правило, носят технический и цикличный характер, например, управление электронной почтой или расписанием поездок, планирование ваших встреч, ввод данных, проведение исследований, составление расписаний по сообщениям в социальных сетях и т. д.

Специализированный виртуальный помощник

Специализированный виртуальный помощник — это тот, кто имеет очень специфический набор навыков и лучше подходит для контроля конкретного процесса вашего бизнеса. Они, как правило, обходятся дороже, чем помощник по общим вопросам, потому что у них уже есть специализированный набор навыков и благодаря этому от вас потребуется минимальная дополнительная подготовка.

Например, такие задачи, как обслуживание клиентов, бухгалтерия, редактирование видео и управление проектами, лучше подходят для специализированного помощника.

Аутсорсинг: процессы или задачи на результат

Помощникам по общим вопросам лучше всего передавать на аутсорсинг конкретные задачи и процессы, и вы должны предоставить им обучение правильному выполнению этих задач и процессов.

Специализированном помощникам лучше всего передавать на аутсорсинг задачи, предполагающие достижение определенного результата. Специализированный помощник должен быть более квалифицированным, чем вы (именно поэтому вы его нанимаете!) в выполнении определенных задач, которые являются частью их роли. Поскольку вы рассчитываете на их знания и опыт, лучше сказать им, что нужно сделать, а не рассказывать о том, как это делать.

Например, увеличение подписчиков Twitter на 10% в месяц является задача на результат, а импорт почты из Google Диска в WordPress — это процесс. Увидели разницу?

Как стать генеральным директором собственного бизнеса

Если вы сразу не наняли команду, как только вы запустили свой бизнес, вы, вероятно, возьмете на себя ответственность за выполнение разных обязанностей. Другими словами, ваше время тратится на выполнения множество разных задач и обязанностей.

Чтобы стать генеральным директором своего бизнеса и тратить свое время только на деятельность, которую должен выполнять генеральный директор, вам необходимо делегировать конкретные задачи и обязанности другим.

Это сводится к простой математике:

Если ваша цель состоит в том, чтобы генерировать годовой доход более чем на 100 000 долларов, например, вы не можете рассчитывать на достижение этой цели, тратя свое время на задачи, стоимость выполнения которых составляет 20 долларов в час. Если вы не можете работать 5000 часов в течение 12 месяцев (а это маловероятно) — математика просто не складывается. Вы должны тратить свое время на действия, которые имеют более высокую почасовую ставку.

Одна из причин, почему предприниматели сопротивляются найму помощников, заключается в том, что они рассматривают наем других людей как расход, а не как инвестиции. Если вы когда-либо сталкивались с этим в этом вопросе о найме, следующее упражнение должно быть полезно для вас.

Рассчитайте целевую тарифную ставку:

Ваша целевая почасовая ставка — это ставка, которой ваше время (как время генерального директора вашего бизнеса), должно быть достойным для достижения целей в отношении дохода.

Чтобы рассчитать целевую часовую ставку, возьмите свою месячную (или годовую) цель дохода и разделите ее на количество часов, которые вы собираетесь работать в течение этого периода времени.

Например: $ 250,000 (годовой показатель дохода), деленный на 2000 (количество рабочих часов), составляет 125 долларов в час.

Каждая задача вашего бизнеса имеет приблизительную стоимость в долларах

Будучи предпринимателем, ваша работа заключается в определении видов деятельности, которые приносят наибольшую пользу вашему бизнесу, и тратят большую часть времени на эти мероприятия. Любые задачи или действия, стоимость которых ниже вашего целевого почасового тарифа, должны быть делегированы кому-то другому.

Если вы не достигаете своих целей по доходу, и я могу почти гарантировать, что это потому, что вы не тратите достаточно времени на высокоценные виды деятельности.

Задачи с низким значением — это задачи, которые необходимы для ведения вашего бизнеса, но напрямую не способствуют увеличению доходов. Примерами малоценных задач являются бухгалтерия, поддержка клиентов, управление проектами, графический дизайн, редактирование и т. д.

Высокоценные задачи — это задачи, которые непосредственно способствуют увеличению доходов. Примерами высокоценных задач являются маркетинг и продажа, запуск новых продуктов или услуг, а также создание стратегических партнерств и совместных предприятий.

Самый быстрый способ увеличить свой доход в качестве предпринимателя – это делегирование задачи с более низким приоритетом другим и заполнение вашего календаря максимально возможным количеством важных задач. Используйте доход, который вы генерируете из высокоценных задач, чтобы оплачивать аутсорсинг низкозатратных задач.

Как понять, какие задачи и процессы подходят для аутсорсинга

У каждого бизнеса есть длинный список задач и процессов, от которых зависит бизнес. Чтобы помочь вам решить, какие из них следует передать на аутсорсинг, и какие из них вам следует выполнять самостоятельно, начните с категоризации этих задач и процессов.

Каждая задача и процесс в вашем бизнесе относится к 1 из 4 категорий:

Задачи, которые вы должны выполнить: важные задачи, которые вам нравятся, и вы на самом деле хорошо их выполняете.
Задачи, которые вам не следует выполнять: задания с низким значением, которые не являются наилучшим способом использования вашего времени, даже если вы делаете их хорошо или вам нравится выполнять их. (Они самые сложные для аутсорсинга!)
Задачи, которые вы не хотите выполнять: задачи, которые вам не нравятся, но кому-то другому они по вкусу.
Задачи, которые вы не можете выполнить сами: задачи, которые вам нужны, но у вас отсутствуют необходимые знания и навыки для правильного их выполнения.

«Задачи, которые вы ненавидите выполнять или не можете этого делать должны быть в верхней части вашего списка вещей, подходящих для делегирования. Более трудные задачи для расставания с ними — это те, которые вы можете выполнять и даже любите это делать, но реально не должны ими заниматься».

— Ник Лопер

… Продолжение статьи — вторую часть, читайте в следующем посте, который вскоре будет опубликован.